Adatvédelmi szabályzat
Az Esztergomi Triatlon Kulturális- és Szabadidősport Egyesület (ETK SE) adatkezelési tájékoztatója / adatvédelmi szabályzata
I. BEVEZETÉS
Az Esztergomi Triatlon Kulturális- és Szabadidősport Egyesület (rövid név: ETK SE) (a továbbiakban: Szervezet) tájékoztatja tagjait, versenyzőit, önkénteseit, partnereit, a rendezvények résztvevőit, valamint a honlap és közösségi oldalak látogatóit, hogy a jelen adatkezelési tájékoztató közzététele útján tesz eleget az érintettek személyes adatai kezelésére vonatkozó előzetes tájékoztatási kötelezettségének.
A tájékoztató célja, hogy az érintettek számára a személyes adatok kezelésére vonatkozó minden lényeges információt tömör, átlátható, érthető és könnyen hozzáférhető formában, világosan és közérthetően biztosítsa.
1. Vonatkozó jogszabályok
2. Az egyesület / szervezet által üzemeltetett weboldallal összefüggő adatkezelés
A Szervezet az alábbi felületeken ad tájékoztatást edzéseiről, versenyeiről, rendezvényeiről, nevezési lehetőségeiről és kapcsolódó információkról:
2.1 Regisztráció, nevezés
A Szervezet által szervezett versenyekre és eseményekre történő nevezés jellemzően online vagy helyszíni regisztráció útján történik.
A személyes adatok kezelésének jogalapja nem kizárólag hozzájárulás lehet, hanem az adott adatkezelési céltól függően:
A nevező személy az online nevezési felület kitöltésével tudomásul veszi az adatkezelési tájékoztatót, és ahol az adatkezelés jogalapja hozzájárulás, ott a szükséges hozzájárulását megadja.
A kezelt adatok köre regisztráció / nevezés esetén különösen:
Az adatkezelés célja regisztráció / nevezés esetén:
Az adatkezelés időtartama regisztráció esetén:
nem egységesen „a hozzájárulás visszavonásáig”, hanem az adott adatkezelési célhoz és jogalaphoz igazodó ideig.
3. Fogalmak
A fogalommeghatározások elsődleges jogforrása a GDPR 4. cikke, kiegészítő jelleggel az Infotv.
4. Az adatkezelő adatai
Név:
Esztergomi Triatlon Kulturális- és Szabadidősport Egyesület
Rövid név:
ETK SE
Szervezet típusa:
Egyesület
Egyesület formája:
Kulturális- és Sportegyesület
Székhely / levelezési cím:
2500 Esztergom, Etter J. utca 3/2.
Statisztikai számjel:
18509748-9312-521-11
Szervezet nyilvántartási száma:
11-02-0002405
Bejegyzés dátuma:
2024.10.03.
Adószám:
19399456-1-11
E-mail cím:
esztergomitriatlon[a]gmail.com
Telefonszám:
+36 30 492 0460
Adatkezelésért felelős kapcsolattartó / egyesületi elnök:
Pósa Tibor
Honlap:
https://esztergomitriatlon.hu
II. AZ ADATKEZELÉS JOGALAPJA
1. Az érintett hozzájárulása
A hozzájáruláson alapuló adatkezelés esetén az érintett a hozzájárulását különösen az alábbi módokon adhatja meg:
A hallgatás, az előre bejelölt négyzet vagy a nem cselekvés nem minősül hozzájárulásnak.
Az érintett jogosult hozzájárulását bármikor visszavonni; a visszavonás nem érinti a visszavonás előtti adatkezelés jogszerűségét.
2. Szerződés teljesítése
A versenyre vagy eseményre történő nevezés, a nevezési díj kezelése, a rajtcsomag biztosítása, az eredmény rögzítése és a szervezési kommunikáció sok esetben szerződés teljesítéséhez szükséges adatkezelésnek minősül.
3. Jogi kötelezettség teljesítése
A Szervezet jogszabályi kötelezettség teljesítése érdekében kezelheti azokat az adatokat, amelyek a számviteli, adózási, panaszkezelési vagy egyéb jogszabályi megfeleléshez szükségesek.
4. Jogos érdek
A Szervezet jogos érdeke alapján kezelhet adatokat különösen:
III. ADATKEZELÉSI ALAPELVEK
A személyes adatok kezelése során a Szervezet betartja a célhoz kötöttség, adattakarékosság, pontosság, korlátozott tárolhatóság, integritás és bizalmas jelleg, valamint az elszámoltathatóság elvét.
A személyes adatok harmadik személy részére nem általános tilalom mellett, hanem kizárólag megfelelő jogalap, cél és garanciák fennállása esetén továbbíthatók.
A korábbi szöveggel ellentétben nem javasolt azt rögzíteni, hogy „az adatkezelő adatfeldolgozásra megbízást nem ad”, mert a gyakorlatban tárhelyszolgáltató, nevezési rendszer, levelezőrendszer, időmérő partner, könyvelő, számlázó, felhőszolgáltató tipikusan adatfeldolgozónak minősülhet.
Az érintettet világosan tájékoztatni kell:
Kiskorúak adatkezelése esetén a hozzájárulás és a jognyilatkozatok megítélésénél minden esetben az adott adatkezelés természetét és az alkalmazandó jogszabályokat kell figyelembe venni; szükség esetén a törvényes képviselő hozzájárulása szükséges.
Csapatnevezés esetén a csapatvezető más személyek adatait is megadhatja, azonban ebben az esetben a csapatvezető köteles biztosítani, hogy az érintett személyek megfelelően tájékoztatást kapjanak, és az adatátadás jogszerű legyen.
Az egyesületi tagsági jelentkezés benyújtásával az érintett tudomásul veszi a jelen adatkezelési tájékoztatóban foglaltakat.
A Szervezet a tagsági jogviszony létesítéséhez és fenntartásához szükséges személyes adatokat a tagsági jogviszonyhoz kapcsolódó adatkezelési célokból, a vonatkozó jogalapok (különösen szerződés teljesítése, jogi kötelezettség, illetve jogos érdek) alapján kezeli.
Amennyiben valamely adatkezelés jogalapja az érintett hozzájárulása (különösen hírlevélküldés, marketing vagy egyéb nem szükséges adatkezelési cél esetén), azt a Szervezet külön, egyértelmű módon kéri be az érintettől.
Kiskorú érintettek adatkezelése
Amennyiben az egyesület tagja kiskorú, a személyes adatok kezelésével kapcsolatos jognyilatkozatokat a törvényes képviselő teszi meg.
A Szervezet a kiskorú taggal kapcsolatos adatkezelés során a törvényes képviselő adatait is kezeli a kapcsolattartás, a tagsági jogviszony fenntartása, valamint a rendezvényeken való részvétel biztosítása érdekében.
A törvényes képviselő részére a Szervezet jogosult és köteles a működéssel, tagsággal, nevezésekkel és rendezvényekkel kapcsolatos lényeges információkat megküldeni.
Ezen adatkezelés jogalapja a tagsági jogviszonyhoz kapcsolódó adatkezelés (szerződés teljesítése), valamint a Szervezet jogos érdeke a működés biztosítása érdekében.
A működéshez szükséges kommunikációról való lemondás a tagsági jogviszony fenntartását ellehetetlenítheti.
IV. AZ ETK SE ADATKEZELÉSE
1. Az adatkezelési szabályzat célja
A szabályzat célja a Szervezet:
személyes adatai kezelésére vonatkozó szabályok rögzítése.
Egyesületi / tagsági adatkezelés esetén:
Versenyzők és rendezvényrésztvevők esetén:
2. Az adatkezelés tartalma, hatálya
2.1 Az adatkezelés kiterjed különösen:
2.2 A kezelt adatok köre
A Szervezet főszabály szerint nem kezel különleges személyes adatot, kivéve, ha erre jogszabály vagy kifejezett, megfelelő jogalap alapján szükség van.
Egyesületi tagok esetében:
Igazolt versenyzők esetén, ha ténylegesen szükséges:
A weboldalon / nevezési felületen regisztráló személyek esetén:
A verseny során kezelt további adatok:
Pénzügyi adatok:
2.3 Kép- és hangfelvételek készítése
Az ETK SE rendezvényein fényképfelvételek, valamint hang- és videofelvételek (a továbbiakban együtt: „Felvételek”) készülhetnek, amelyeken a résztvevők képmása és hangja szerepelhet.
A rendezvények egy része nyilvános eseménynek minősül, amelyeken a résztvevők a részvétellel tudomásul veszik, hogy róluk felvételek készülhetnek.
Sajtónyilvános rendezvény esetén a sajtó képviselői is készíthetnek felvételeket. A sajtóorgánumok önálló adatkezelőnek minősülnek, adatkezelésükre jelen tájékoztató nem terjed ki.
A Szervezet a felvételeket az alábbi felületeken használhatja fel:
Kezelt adatok köre:
Az adatkezelés célja:
Az adatkezelés jogalapja:
Az adatkezelés időtartama:
A felvételeket a Szervezet a fenti célok fennállásáig, illetve archiválási célból hosszabb ideig is megőrizheti, kivéve, ha az érintett tiltakozik az adatkezelés ellen.
Adattovábbítás:
A felvételek közzététele során harmadik fél szolgáltatók (pl. közösségi média platformok) is hozzáférhetnek az adatokhoz.
Automatizált döntéshozatal, profilalkotás:
nem történik.
2.4 Érintetti jogok a kép- és hangfelvételekkel összefüggésben
Az érintett jogosult:
A tiltakozási kérelmet a Szervezet egyedileg vizsgálja meg.
2.5 Élménybeszámolók, hozzászólások
A korábbi „vélelmezett hozzájárulás” megfogalmazás helyett javasolt azt rögzíteni, hogy a nyilvánosan közzétett kommentek, élménybeszámolók, beszámolók kezelése az adott felület működéséhez, moderálásához és archiválásához fűződő jogos érdek, illetve az érintett saját nyilvános közlése alapján történhet, a konkrét felület szabályaitól függően.
A felhasználó köteles ügyelni arra, hogy hozzászólásában más személy jogait ne sértse.
2.6 Rajt- és eredménylisták
Versenyeinken a sportesemények átláthatósága és tisztasága érdekében nyilvános rajtlista és eredménylista készülhet.
A rajtlista tartalmazhatja:
Az eredménylista a fentieken túl tartalmazhatja:
Javasolt jogalap: elsősorban a Szervezet jogos érdeke a verseny tisztaságának, átláthatóságának és a sporteredmények hitelességének biztosítására, szükség esetén kiegészítve a nevezési feltételek elfogadásával.
2.7 E-mailek küldése
E-mailt küldhetünk a versenyzőknek:
Marketing- vagy hírlevélcélú üzenetet csak megfelelő jogalap alapján, jellemzően előzetes hozzájárulás esetén küldünk, és minden ilyen üzenetben biztosítjuk a leiratkozás lehetőségét.
Kiskorú résztvevők és kiskorú egyesületi tagok esetében a nevezéssel és részvétellel kapcsolatos valamennyi lényeges információt a törvényes képviselő részére küldjük meg.
Ezek az értesítések a szolgáltatás nyújtásához szükséges kommunikációnak minősülnek, így azok fogadásáról nem lehet leiratkozni.
Az ilyen magatartás tanúsítása ellehetetlenítheti a tagság fenntartását, ami a jogviszony teljesítéséhez vagy létesítéséhez szükséges.
2.8 Az adatok megismerésére jogosultak köre
A személyes adatok megismerésére a Szervezeten belül kizárólag azok jogosultak, akik feladatuk ellátásához erre szükségszerűen rászorulnak, különösen:
2.9 Az adatkezelés időtartama
Tagok esetében:
a tagsági jogviszony fennállásáig, illetve a megszűnést követően addig, ameddig jogi igény érvényesítése vagy jogszabályi kötelezettség ezt indokolja
Versenyzők és rendezvényrésztvevők esetében:
A helyszíni nevezési lapokat nem általánosan 3 évig, hanem a rajtuk szereplő adatkezelési cél szerint indokolt ideig kell megőrizni; ha számviteli bizonylathoz kapcsolódnak, a vonatkozó jogszabályi megőrzési idő irányadó lehet.
2.10 A személyes adatok törlése, változás bejelentése
a) Törlés
Az érintett jogosult kérni személyes adatainak törlését, ha:
A tagsági jogviszony fennállása alatt sem kizárt minden törlés, azonban azok az adatok, amelyek a tagsági jogviszony fenntartásához vagy jogi kötelezettség teljesítéséhez szükségesek, nem törölhetők a kérelem alapján.
A törlési kérelem teljesítéséről a Szervezet indokolatlan késedelem nélkül, de legkésőbb egy hónapon belül tájékoztatja az érintettet; indokolt esetben ez a határidő a GDPR szabályai szerint meghosszabbítható.
A biztonsági mentésekből való azonnali, egyedi törlés technikailag nem minden esetben lehetséges, de ezek az adatok csak helyreállítási célból használhatók fel.
b) Változások bejelentése
A személyes adatokban bekövetkezett változást az érintett köteles ésszerű időn belül jelezni, amennyiben az adat a jogviszony fenntartásához vagy a nevezés kezeléséhez szükséges.
2.11 Az adatkezelési szabályzat módosítása
A Szervezet fenntartja a jogot, hogy a jelen tájékoztatót módosítsa.
A korábbi megfogalmazással szemben nem javasolt azt rögzíteni, hogy az érintett hallgatása a módosítás elfogadásának minősül. A módosítás a közzététellel válik hatályossá, az érintetteket pedig megfelelő módon tájékoztatni kell róla.
3. Adattovábbítás külföldre
A „semmilyen személyes adatot nem továbbít külföldre” megfogalmazás csak akkor tartható fenn, ha ez a gyakorlatban valóban igaz.
Amennyiben a Szervezet külföldi vagy EGT-n kívüli szolgáltatót (pl. felhőszolgáltatás, levelezőrendszer, közösségi média, online nevezési platform) használ, ezt a tájékoztatóban pontosan fel kell tüntetni, és ismertetni kell a továbbítás garanciáit.
Ha nincs ilyen adattovábbítás, akkor a következő mondat használható:
„A Szervezet főszabály szerint nem továbbít személyes adatot az Európai Gazdasági Térségen kívülre. Amennyiben ilyen adattovábbításra sor kerül, azt megfelelő jogalap és garanciák mellett végzi.”
4. Adatfeldolgozó partnereink
4.1 Általános
Online nevezési rendszerünk a Szervezet által használt, mindenkor aktuális szolgáltató szerverein futhat.
Szolgáltató neve: Webtoday Kft.
Cím: 1056 Budapest Szerb u. 19.
E-mail: webtoday[a]webtoday.hu
4.2 Partnerek
Versenyeinken alkalmanként chipes időmérést biztosíthatunk. Az időmérő partner részére kizárólag a verseny lebonyolításához szükséges személyes és nevezési adatokat adjuk át. Az adatfeldolgozó az adatokat kizárólag a Szervezet utasításai szerint kezelheti.
4.3 Az adatkezelésben érintett számítógépek / rendszerek helye
A Szervezet adatkezelésének helye:
2500 Esztergom, Etter J. utca 3/2.
Az elektronikus adatokat a Szervezet által használt számítógépeken és / vagy felhőalapú rendszerekben tároljuk, megfelelő hozzáférés-védelmi intézkedések mellett.
Az adatokat jelszóvédelemmel, jogosultságkezeléssel, rendszeres biztonsági mentéssel és szükség szerint vírusvédelemmel, naprakész szoftverkörnyezettel védjük.
4.4 Tárhelyszolgáltató
A honlap nyilvános oldalán a weboldal üzemeltetőjeként a webtoday.hu jelenik meg.
Tárhelyszolgáltató / honlap üzemeltető: Webtoday Kft.
Cím: 1056 Budapest Szerb u. 19.
E-mail: webtoday[a]webtoday.hu
Telefonszám: +36 30 984 1520
4.5 A weboldal látogatásakor keletkező adatok
A webszerverek a weboldal megtekintésekor automatikusan naplózhatnak egyes technikai adatokat, például:
Az ilyen adatkezelés célja:
A jogalap a Szervezet jogos érdeke.
4.6 Sütik használata a weboldalon
A honlap nyilvános felületén süti-tájékoztató és adatkezelési beállítások is megjelennek, ezért a weboldal sütiket használhat.
A működéshez feltétlenül szükséges sütik a honlap megfelelő működését szolgálják. A statisztikai, preferencia- vagy marketingcélú sütik használatára kizárólag a vonatkozó jogszabályoknak megfelelő tájékoztatás és – ahol szükséges – hozzájárulás alapján kerül sor.
A sütikkel kapcsolatos részletes tájékoztatást külön süti tájékoztató vagy süti-kezelő felület tartalmazhat.
V. AZ ÉRINTETTEK JOGAI
Az érintett jogosult:
VI. JOGORVOSLATI LEHETŐSÉGEK
Amennyiben úgy érzi, hogy az Esztergomi Triatlon Kulturális- és Szabadidősport Egyesület vagy annak valamely közreműködője megsértette a személyes adatai védelméhez fűződő jogát, kérjük, elsőként vegye fel velünk a kapcsolatot az alábbi elérhetőségek valamelyikén:
Esztergomi Triatlon Kulturális- és Szabadidősport Egyesület
2500 Esztergom, Etter J. utca 3/2.
E-mail: esztergomitriatlon[a]gmail.com
Telefon: +36 30 492 0460
Ha úgy véli, hogy a Szervezet a panaszát nem kezelte megfelelően, bírósághoz fordulhat, illetve panaszt tehet a Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóságnál.
Nemzeti Adatvédelmi és Információszabadság Hatóság (NAIH)
Cím: 1055 Budapest, Falk Miksa utca 9-11.
Postacím: 1363 Budapest, Pf. 9.
E-mail: ugyfelszolgalat[a]naih.hu
Telefon: +36 1 391 1400
Weboldal: www.naih.hu
VII. ZÁRÓ RENDELKEZÉS
Jelen adatkezelési tájékoztató / szabályzat hatálybalépésének napja: 2024.10.05
A jelen dokumentumban nem szabályozott kérdésekben a mindenkor hatályos magyar és európai uniós adatvédelmi jogszabályok rendelkezései irányadók.
